FAQ
Bekijk hier vaak voorkomende vragen over onze Cloud Software en vind de antwoorden op al je vragen.
Liever je vragen bundelen en samen overlopen? Kom dan langs op een 'Open Office' moment.
Geen zoekresultaten gevonden.
Webhero Bookings
Hebben jullie een kantoor?
Absoluut. Op het adres Grauwmeer 1, 3001 Heverlee vind je het Officenter kantoorgebouw. Webhero heeft er een prachtig kantoor waar we met ons team bouwen aan onze software platformen voor websites, webshops, SEO, e-mail marketing en onze bookingsoftware 'Webhero Bookings'.
Graag samen aan je boekingspagina werken? De Open Office bij Webhero is een gratis werkmoment bij ons op kantoor waar je met persoonlijke begeleiding je boekingspagina kunt verbeteren en instant advies krijgt van het team.
Neem gerust eens een kijkje op onze website:
Wat is Webhero Bookings?
Webhero Bookings is een boekingstool (Cloud Software) waarmee dynamisch complexe boekingsformulieren kunnen aangemaakt worden. Deze kunnen gebruikt worden om reizen te verkopen, maar evengoed voor sportkampen, congressen of waar jouw passie ligt!
Webhero Bookings maakt het leven van organisatoren eenvoudiger. Het automatiseert reservaties, online betalingen, wachtlijsten, e-mail communicatie,...
Maar we maken ook het leven van de deelnemers gemakkelijker dankzij een eenvoudig boekingssysteem dat gekoppeld is aan online betalen. Ouders kunnen vanuit één familie account bijvoorbeeld boeken voor verschillende deelnemers.
Welke browsers worden ondersteund?
Webhero ondersteunt telkens de twee recentste versies van Google Chrome, Firefox en Safari, alsook telkens de twee recentste OS-versies. Om ervoor te zorgen dat je boekingspagina's en beheermodule optimaal werken, raden we aan om uw browser bij te werken naar de meest recente versie.
Hoe kan ik Webhero Bookings testen?
Start je gratis account
- Maak gratis en in enkele seconden je persoonlijke account aan. Start vandaag nog!
- Log in in het systeem en start met het maken van een formulier om boekingen en betalingen te ontvangen.
- Koppel je Mollie account zodat je betalingen kan ontvangen.
- Publiceer je formulier en ontvang je eerste inschrijvingen binnen het uur.
Plan een afspraak
Of bekijk je liever samen jouw project? Lanceer met persoonlijk advies jouw boekingspagina.
Je kan hier gemakkelijk en wanneer het voor jou past een afspraak inplannen.
Hoe log ik in in mijn beheermodule?
De algemene url om in te loggen in de beheermodule van Webhero Bookings is:
Kan je jouw url niet meer vinden? Aarzel niet om ons te contacteren!
Hoe kan ik de koppeling met Mollie maken voor online betalingen?
Ga in je Webhero Bookings beheermodule naar account (rechts bovenaan) en kies voor ‘instellingen’.
Je zal een pop-up zien verschijnen waarin vermeld staat dat je Mollie account nog niet gekoppeld is. Klik in de pop-up op de oranje knop ‘Koppel nu’.
Als je al een Mollie account hebt (en ingelogd bent), zal je deze automatisch zien verschijnen en kan je verder met de koppeling. (Het kan zijn dat je eerst zal moeten inloggen met je logingegevens van Mollie voordat je verder kan met je account te koppelen.)
Indien je nog geen Mollie account hebt, kan je deze zeer gemakkelijk opstarten via www.mollie.com. Volg hiervoor onze handleiding: Mollie account aanmaken.
Kan ik Webhero Bookings Cloud Software in alle landen gebruiken?
Ja, je kan inschrijvingen ontvangen vanuit alle landen ter wereld.
Belangrijk: De prijzen bij Webhero Bookings worden enkel in Euro gepubliceerd, en via het betaalplatform Mollie kan je enkel betalen in Euro. Je kan dus wel degelijk een boeking ontvangen vanuit USA, maar die persoon moet betalen in Euro.
Zijn er écht geen vaste kosten?
Dat hangt af van het type events dat je organiseert.
Organiseer je betalende events?
Dan zijn er geen vaste kosten. Na registratie kan je gratis en onbeperkt gebruikmaken van Webhero Bookings. Wij rekenen enkel een kleine verwerkingskost per boeking.
Organiseer je uitsluitend gratis events?
Dan geldt er een jaarlijkse licentiekost van €399. Zo kunnen we ook voor gratis inschrijvingen de volledige functionaliteit en ondersteuning blijven aanbieden.
Concreet:
- Als een boeking 10 euro kost, betaalt jouw deelnemer 11 euro. (3,9% van 10 euro = 0,39 euro, maar minimum fee van 1 euro)
- Als een boeking 200 euro kost, betaalt jouw deelnemer 207,80 euro. (3,9% van 200 euro = 7,80 euro)
- Als een boeking 1500 euro kost, betaalt jouw deelnemer 1530 euro. (3,9% van 1500 euro = 58,5 euro, maar maximum fee is 30 euro)
Voor gratis 'events' is er geen verwerkingsfee en kan de deelnemer de €0 inschrijving kosteloos afronden.
Moet ik mijn boekingspagina nog zelf hosten?
Neen, de hosting van Webhero Bookings loopt volledig via Webhero.
Beschikbaarheid en beveiliging
Jouw boekingspagina is veilig en beschikbaar
Webhero is de digitale held van zelfstandigen en kleine ondernemingen. Het is ons doel om bedrijven online meer klanten en dus meer omzet te bezorgen. Dat kan alleen als ons platform betrouwbaar en veilig is. Security en uptime is voor ons dan ook absolute topprioriteit.
Beschikbaarheid
Het Webhero-platform heeft jaarlijks een uptime van 99,9%. Dit wordt constant gemonitord zodat we bij problemen direct actie kunnen ondernemen. In noodgevallen wordt ons team automatisch op de hoogte gebracht. Ondervind je toch technische problemen? Contacteer dan zeker onze support, we behandelen en antwoorden alle meldingen zo snel mogelijk.
Beveiliging
Alle gegevens verlopen via een SSL-versleutelde verbinding, zowel via je beheermodule als via de domeinnaam van je eigen Booking-tool. Op die manier worden wachtwoorden en andere data onleesbaar gemaakt voor verzending en kunnen ze onderweg niet opgepikt en gelezen worden.
In samenwerking met twee gespecialiseerde beveiligingsfirma's wordt Webhero geregeld getest om potentiële zwakke plekken te vinden en te elimineren.
Hosting en infrastructuur
Webhero gebruikt de diensten van TransIP, Google Cloud Storage en Amazon Web Services, telkens op servers in de Europese Unie. Daardoor is onze infrastructuur geaccrediteerd voor de ISO-normen en GDPR-wetgeving.
Beheermodule
Kan ik werken met kortingscodes?
Er kunnen manueel kortingscodes aangemaakt worden, of je kan kiezen om er per boeking automatisch een te laten genereren.
Je kan elke korting koppelen aan 1 of meerdere periodes zodat ze enkel bij het boeken van die periodes toepasbaar zijn.
Een kortingscode geeft recht op een éénmalige korting. Indien tijdens het boeken de waarde van de kortingscode gelijk is aan het totaal te betalen bedrag, is de status van de boeking in orde. Als de waarde van de kortingscode groter is, vervalt het resterende bedrag.
Indien tijdens het boeken door een korting het te betalen bedrag kleiner wordt dan het eventueel ingestelde voorschot, dient onmiddellijk het saldo betaald te worden.
Hoe kortingscodes aanmaken?
Ga in je beheer naar 'kortingscodes'. Druk op de groene plus '+' om een nieuwe code aan te maken.
Ontdek meer over de mogelijkheden van kortingscodes in deze handige tutorial.
Kan ik het logo en de achtergrond van mijn boekingspagina aanpassen?
Je kan zelf op elk moment het logo, de basiskleur en de achtergond van je boekingspagina aanpassen.
- Ga in je Webhero Bookings beheermodule links onderaan naar je 'Account'.
- Klik door op 'Instellingen'.
- Op deze pagina kan je gemakkelijk je logo, favicon, achtergond foto en de accentkleur aanpassen.
Kan ik de formulieren integreren in onze eigen website?
Via een hyperlink kan onze boekingstool (Cloud Software) gekoppeld worden aan elke website. Webhero Bookings kan ook verwerkt worden achter een ‘call to action’-knop.
Dashboard en statistieken
Op het dashboard in je Webhero Bookings beheermodule kan je heel wat data raadplegen.
- Aantal klanten│
Aantal unieke klanten die reeds een boeking hebben gemaakt - Aantal deelnemers│
Het totale aantal deelnemers van al je events - Jaaromzet│
De totale omzet die je hebt kunnen genereren via Webhero Bookings in het lopende jaar (januari - december). - Laatste 30 dagen│
De omzet die je hebt kunnen genereren via Webhero Bookings gedurende de voorbije 30 dagen. Deze data schuift dus telkens 1 dag verder. - Activiteiten vergelijken│
In een cirkeldiagram kan je je verschillende activiteiten vergelijken. - Voorschotten│
Werk je met voorschotten? Dan krijg je ook een forecast van de saldo's die je per maand nog zal ontvangen.
Kan ik een e-mail versturen naar meerdere boekingen tegelijk?
Jazeker. Bij “Boekingen” kan je nu 1 of meerdere boekingen selecteren en in bulk een e-mail sturen vanuit de beheermodule. Handig om laatste info te verzenden of manuele herinneringen te sturen naar jouw klanten.
Hoe kan ik een e-mail verzenden?
Hiervoor klik je aan de linkerzijde op 'boekingen' en vervolgens duid je in de linkse kolom ofwel bovenaan het vinkje aan waardoor alle boekingen automatisch worden geselecteerd voor jou. Ofwel kan je gewoon iedere boeking die een mail mag ontvangen aanduiden. Vervolgens klik je rechts bovenaan op 'verzend e-mail'.
Nadien kan je de e-mail invullen zoals gewenst en verzenden.
Activiteiten
Kan ik werken met gereserveerde plaatsen?
Ja, je kan per activiteit gereserveerde plaatsen instellen.
Zo kan je dus een aantal plaatsen reserveren zodat deze niet geboekt kunnen worden door andere deelnemers. Dit kan bijvoorbeeld goed zijn voor groepen/bedrijfsactiviteiten,..
Hoe gereserveerde plaatsen instellen?
- Ga in je beheermodule naar het overzicht onder 'Activiteiten'.
- Klik bij de juiste activiteit door op 'Periodes'.
- Klik rechts ter hoogte van de juiste periode op 'Wijzigen'.
- Vul het aantal gereserveerde plaatsen in in het juiste veld.
Eventueel aangevuld met een interne nota in het veld er net onder.
Kan ik werken met voorschotten?
Er kan gekozen worden om voor een activiteit met een voorschot te werken. Dat wil zeggen dat klanten in de laatste stap tijdens het boeken slechts een stukje van het totaalbedrag dienen te betalen. Het te betalen voorschotbedrag kies je zelf.
Later ontvangen ze een automatische mail met een betaallink om het resterende saldo te betalen. Wanneer dit dient te gebeuren bepaal je ook zelf. Een herinnering zal vanaf dan om de 5 dagen verstuurd worden zolang het resterende saldo niet betaald is.
Hoe voorschotten activeren?
- Ga in je beheer naar het 'Activiteiten' overzicht.
- Klik rechts ter hoogte van de juiste activiteit op 'Wijzigen'.
- Activeer de voorschot functie en stel het bedrag en de betalingsdeadline in.
Kan ik een activiteit verbergen op de boekingspagina?
Ja, het is mogelijk om een nieuwe activiteit toe te voegen zonder dat deze zichtbaar is op de algemene boekingspagina.
Bij het aanmaken van een activiteit kies je onderaan voor de optie 'Verberg in overzicht'.
Wanneer de activiteit en de bijhorende periode(s) zijn aangemaakt, kan je ter hoogte van de activiteit rechts klikken op het oog-icoontje (= 'Boekingspagina bekijken').
De URL van de pagina die zich dan opent, kan je gebruiken ter publicatie.
Kan ik werken met wachtlijsten?
Wanneer je event vol zit, kan je gaan werken met wachtlijsten. De deelnemers kunnen zich hiervoor dan laten registreren.
Wanneer er door annulaties of extra capaciteit toch opnieuw een plek vrijkomt, kan de beheerder iemand op de wachtlijst de kans geven om met een betaling zijn boeking definitief te maken.
Hoe wachtlijsten activeren?
- Ga in je beheer naar het 'Activiteiten' overzicht.
- Klik bij de juiste activiteit door op 'Periodes'.
- Klik rechts ter hoogte van de juiste periode op 'Wijzigen'.
- Activeer de wachtlijst functie door deze aan te vinken en te drukken op Opslaan'.
Boekingen
Hoe exporteer ik de gegevens van mijn boekingen?
Heb je een excel nodig met alle gegevens van de boekingen van een specifieke activiteit? Heb je een deelnemerslijst nodig van een specifiek event? Je kan alle gegevens gemakkelijk downloaden in je Webhero Bookings beheermodule.
Klik links in de menu door op 'Activiteiten' en klik bij de juiste activiteit door op 'Periodes'. Aan de rechter kant zie je bij elke periode een Excel tekentje staan. Bij het klikken op dit tekentje start de download onmiddellijk.
Terugbetaling van een boeking na annulatie via Mollie.
Dien je een klant terug te betalen door een geannuleerde boeking? Dat kan!
Annuleer de boeking eerst in je Webhero Bookings beheermodule. Hoe je dat precies kan doen, dat lees je hier. De effectieve terugbetaling van de boeking zelf loopt via je Mollie account.
In je Mollie account klik je onder 'Transacties' door naar 'Betalingen'. Daar zoek je naar de betaling van je klant en klik je door voor verdere details. Klik op 'Terugbetaling aanmaken' (rechtsboven in het scherm) en vul het bedrag in dat je wilt terugstorten. Optioneel kan je een omschrijving toevoegen. Klik op 'Terugstorting' om de betaling uit te voeren.
Kunnen er meerdere personen tegelijk ingeschreven worden voor een event?
Ja, je kan per activiteit instellen hoeveel deelnemers er maximum ingeschreven kunnen worden. De hoofdboeker kan dan voor de deelnemers de boeking voltooien.
Hoe annuleer ik een gemaakte boeking?
Jouw deelnemers kunnen zelf hun boeking niet annuleren. Als ondernemer kan je dat natuurlijk zelf wel.
Om een gemaakte boeking te annuleren ga je eerst naar 'Boekingen' links in de menu. In de zoekbalk kan je gemakkelijk zoeken naar de specifieke boeking door de naam van de boeker of het boekingsnummer in te geven. Ter hoogte van de juiste boeking klik je rechts op het 'i' symbool 'Details bekijken'.
Op deze pagina zie je alle details van de boeking en kan je via de groene knop 'Boeking annuleren', de boeking annuleren.
Wat is het verschil tussen 'prijs per deelnemer' en 'prijs per boeking'?
Je kan bij een activiteit kiezen om een algemene prijs in te stellen voor de activiteit maar eventueel ook voor een (bijkomende) prijs per deelnemer.
Een voorbeeld?
Activiteit: Glamping- Prijs per boeking: Algemene prijs tent voor 4 personen is €150
- Prijs per deelnemer: €25 voor ontbijt
Hoe kan ik basis prijzen instellen?
- Ga in je beheermodule naar het overzicht onder 'Activiteiten'.
- Klik bij de juiste activiteit door op 'Periodes'.
- Klik rechts ter hoogte van de juiste periode op 'wijzigen'.
- Stel de prijzen in zoals gewenst.
- Klik op 'Opslaan'.
Kan ik een boeking wijzigen na betaling?
Jouw deelnemers kunnen zelf hun boeking niet wijzigen. Als ondernemer kan je dat natuurlijk zelf wel.
Om een gemaakte boeking te wijzigen ga je eerst naar 'boekingen' links in de menu. In de zoekbalk kan je gemakkelijk zoeken naar de specifieke boeking door de naam van de boeker of het boekingsnummer in te geven. Ter hoogte van de juiste boeking klik je rechts op het 'i' symbool 'details bekijken'.
Op deze pagina zie je alle details van de boeking en kan je via de groene knop 'wijzig boeking', de boeking gemakkelijk aanpassen / wijzigen.
Export uploaden in Microsoft Excel
Export uploaden in Google Spreadsheets
Open Google Spreadheets en log in met je Google‑account.
Ga naar “Bestand > Importeren”. Klik in de menubalk bovenaan op "Bestand" en kies vervolgens "Importeren".
Selecteer je CSV‑bestand.
Klik op "Uploaden". Sleep je CSV‑bestand naar het venster of klik op "Selecteer een bestand van je apparaat" om het te kiezen.
Kies voor "Nieuwe spreadsheet laten maken".
Controleer de separator (scheidingsteken):
Google Sheets probeert het juiste scheidingsteken te detecteren.Klik op "Importeren" en wacht tot de data verschijnt in je spreadsheet.
Tip: Als je CSV‑gegevens eerst in één kolom worden geplakt, kun je later de functie Gegevens > Tekst naar kolommen gebruiken om ze netjes te splitsen op het juiste scheidingsteken.
Engelstalige versie
Klanten
Hoe koppel ik mijn account met de app?
Gebruik de mobiele app om tickets te scannen of aanwezigheden te verwerken.
- Download de Webhero Bookings app in de Apple App Store
- Open de app
- Ga in je Webhero Bookings beheermodule rechts bovenaan naar 'Instellingen'.
- Klik op 'Koppel mobiele app' en scan de QR code op je scherm.
Tegelijkertijd open je ook je beheermodule op de computer. Ga naar 'Account' > 'Koppel mobiele app'. Je QR-code zal nu verschijnen. - Raadpleeg deelnemerslijsten of scan tickets
Hoe werkt het klantenbestand in mijn Webhero Bookings account?
Boekingen die gemaakt werden met hetzelfde e-mailadres worden gegroepeerd onder dezelfde klant.
Wanneer je naar je klantenbestand kijkt in je Webhero Bookings beheermodule onder 'Klanten' zie je enkel de voornaam, familienaam en het e-mailadres van de klant. Ter hoogte van de juiste klant kan je rechts verder klikken op het 'i' symbool 'Details bekijken'.
Wanneer een klant meerdere boekingen heeft gemaakt en gebruik maakte van hetzelfde e-mailadres, zie je deze verschillende boekingen hier opgelijst met telkens alle boeking details.
Hoe maak ik een export van mijn klanten of leden?
Heb je een export nodig van de namen en e-mailadressen van jouw klanten of leden? Je kan alle gegevens gemakkelijk downloaden in je Webhero Bookings beheermodule.
Klik links in de menu door op 'Klanten'.
Rechts bovenaan kan je via de groene export knop een lijst exporteren.
Boekhouding
Kan ik mijn account op elk moment opzeggen?
Uiteraard. We hebben geen langdurig contract. Je kan dus eenzijdig en op elk moment je account afsluiten. Hiervoor kan je contact opnemen met support@webhero.be.
Kan ik een factuur exporteren voor mijn boekhouding?
Uiteraard! Natuurlijk dien je ook al je inkomsten te verwerken in je eigen boekhouding. Je kan gemakkelijk facturen of inkomsten exporteren in een CSV bestand om deze te importeren in je eigen boekhoudpakket.
- Ga in je Webhero Bookings beheermodule links onderaan naar je account opties
- Klik op 'Exporteer facturen'.
- Kies de periode die je wenst te exporteren en de download kan starten.
Verstuurt het systeem ook automatisch een factuur naar de boeker?
Onze B2B facturatiemodule genereert automatisch facturen.
Je kan voor specifieke boekingen facturen laten genereren die de boeker automatisch ontvangt per mail.
Instellingen voor deelname attesten
Hoe ontvangen leden of deelnemers hun deelname attest?
Hoe exporteer ik attesten naar Belcotax?
Exporteer certificaten
Webhero Bookings zorgt ook dat de elektronische aangifte via Belcotax-on-web vlotter verloopt.
Sinds de publicatie van het nieuwe modelattest op 27 januari 2022 is het verplicht voor organisatoren om de gegevens op elektronische wijze te bezorgen aan de FOD Financiën. Op die manier zal de administratieve last voor de ouder verminderd worden omdat de attesten opgenomen worden in MyMinFin. Het invullen van de aangifte in de personenbelasting wordt dus vereenvoudigd.
Exporteer een csv-bestand, open in Excel en copy-paste de gegevens naar de applicatie van Belcotax.
Al de deelname attesten in slecht enkele klicks geüpload.
Hoe koppel ik Webhero bookings aan Peppol?
Organisaties die de B2B facturatiemodule actief hebben, kunnen vanaf heden hun Webhero bookingsmodule activeren om B2B-facturen via peppol te versturen.
Om Peppol te activeren ga je naar 'Instellingen' > 'Peppol'. Indien je gegevens nog niet compleet zijn, kan je die vervolledigen op de tab 'Algemene gegevens'. BTW-nummer en IBAN worden van die tab overgenomen.
Als je de gegevens hebt bevestigd en klikt op 'Opslaan', zal de registratie uitgevoerd worden en krijg je volgend scherm te zien:
De facturen die je op maandelijkse basis van Webhero ontvangt voor jouw boekhouding, zullen vanaf activatie ook via Peppol verstuurd worden.
Hoe lang zijn de contracten?
Eenvoudig: wij werken niet met contracten of maandelijkse abonnementen. Webhero Bookings is gratis bij betalende events en je gebruikt het zo lang en wanneer je zelf wil.
Organiseer je uitsluitend gratis events, dan geldt een jaarlijkse licentiekost van €399. Deze kan je ook op ieder moment stopzetten.
Is er een minimale contractduur?
Nee! Hoewel we graag nog vele jaren met je willen samenwerken, zit je bij Webhero nooit vast aan een langetermijnverplichting. Je kan op elk moment je account stopzetten en afsluiten.
Deel met je vrienden:
