Over de bookings-tool

Hoe log ik in in mijn beheermodule?

De algemene url om in te loggen in de beheermodule van je booking-tool is:

https://app.bedrijfsnaam-bookings.com/login

*Bedrijfsnaam = hier komt dus jouw bedrijfsnaam. Voor ons ziet dit er dus als volgt uit : 

https://app.webhero-bookings.com/login

Wat is de Webhero booking-tool?

Webhero biedt een software aan waarmee dynamisch complexe boekingsformulieren kunnen aangemaakt worden. Deze kunnen gebruikt worden om reizen te verkopen, maar evengoed voor sportkampen of congressen.

De Webhero booking-tool maakt het leven van organisatoren eenvoudiger. Het automatiseert reservaties, online betalingen, wachtlijsten, e-mail communicatie,... 

Maar we maken ook het leven van de deelnemers gemakkelijker dankzij een eenvoudig boekingssysteem dat gekoppeld is aan online betalen. Ouders kunnen vanuit één familie account bijvoorbeeld boeken voor verschillende deelnemers. 

Welke browsers worden ondersteund?

Webhero ondersteunt telkens de twee recentste versies van Google Chrome, Firefox en Safari, alsook telkens de twee recentste OS-versies. Om ervoor te zorgen dat je boekingspagina's en beheermodule optimaal werken, raden we aan om uw browser bij te werken naar de meest recente versie.

Hoe kan ik de Webhero booking-tool testen?

  1. Maak gratis en in enkele seconden je persoonlijke account aan
  2. Log in in het systeem en start met het maken van een formulier om boekingen te ontvangen.
  3. Koppel je Mollie account zodat je betalingen kan ontvangen.
  4. Publiceer je formulier en ontvang je eerste inschrijvingen binnen het uur. 

Kan ik werken met voorschotten?

Er kan gekozen worden om voor een activiteit met een voorschot te werken. Dat wil zeggen dat klanten in de laatste stap tijdens het boeken slechts een stukje van het totaalbedrag dienen te betalen. Ze ontvangen dan automatische betalingsherinneringen als ze op een vaste termijn voor de start het saldo nog niet betaald hebben.

Kan ik werken met wachtlijsten?

Wanneer je event vol zit, kan je gaan werken met wachtlijsten. De deelnemers kunnen zich hiervoor dan laten registreren.

Wanneer er door annulaties of extra capaciteit toch opnieuw een plek vrijkomt, kan de beheerder iemand op de wachtlijst de kans geven om met een betaling zijn boeking definitief te maken.

Kan ik werken met kortingscodes?

Er kunnen manueel kortingscodes aangemaakt worden, of je kan kiezen om er per boeking automatisch een te laten genereren.

Je kan elke korting koppelen aan 1 of meerdere periodes zodat ze enkel bij het boeken van die periodes toepasbaar zijn.

Een kortingscode geeft recht op een éénmalige korting. Indien tijdens het boeken de waarde van de kortingscode gelijk is aan het totaal te betalen bedrag, is de status van de boeking in orde. Als de waarde van de kortingscode groter is, vervalt het resterende bedrag.

Indien tijdens het boeken door een korting het te betalen bedrag kleiner wordt dan het eventueel ingestelde voorschot, dient onmiddellijk het saldo betaald te worden.

Kan ik de formulieren integreren in onze eigen website?

Uiteraard. Voor elk event kan je zelf de code van de iFrame(*) kopiëren. Deze kan je in je eigen website plakken op dezelfde manier als je dat zou doen met een YouTube video. Het is zeer eenvoudig knippen en plakken en duurt minder dan 1 minuut. 


(*) Een iFrame is een stukje HTML-code dat een frame uit een andere website op kan roepen en dus op jouw website kan plaatsen. 

Kan ik een e-mail versturen naar meerdere boekingen tegelijk?

Jazeker. Bij “Boekingen” kan je nu 1 of meerdere boekingen selecteren en in bulk een e-mail sturen vanuit de beheermodule. Handig om laatste info te verzenden of manuele herinneringen te sturen naar jouw klanten.

Hiervoor klik je aan de linkerzijde op 'boekingen' en vervolgens duid je in de linkse kolom ofwel bovenaan het vinkje aan waardoor alle boekingen automatisch worden geselecteerd voor jou. Ofwel kan je gewoon iedere boeking die een mail mag ontvangen aanduiden. Vervolgens klik je rechts bovenaan op 'verzend e-mail'.


Nadien kan je de e-mail invullen zoals gewenst en verzenden.

Kan ik de booking-tool in alle landen gebruiken?

Ja, je kan inschrijvingen ontvangen vanuit alle landen ter wereld. 

Belangrijk: De prijzen in de Webhero booking-tool worden enkel in Euro gepubliceerd, en via het betaalplatform Mollie kan je enkel betalen in Euro. 

Je kan dus wel degelijk een boeking ontvangen vanuit USA, maar die persoon moet betalen in Euro. 

Hoe kan ik de koppeling met Mollie maken voor online betalingen?

Ga in de booking-tool beheermodule naar account (rechts bovenaan) en kies voor ‘instellingen’.

Je zal een pop-up zien verschijnen waarin vermeld staat dat je Mollie account nog niet gekoppeld is. Klik in de pop-up op de groene knop ‘Koppel nu’.

Als je al een Mollie account hebt (en ingelogd bent), zal je deze automatisch zien verschijnen en kan je verder met de koppeling. (Het kan zijn dat je eerst zal moeten inloggen met je logingegevens van Mollie voordat je verder kan met je account te koppelen.)

Indien je nog geen Mollie account hebt, kan je deze zeer gemakkelijk opstarten via www.mollie.com. Volg hiervoor onze handleiding: Mollie account aanmaken.

Wat is het verschil tussen 'prijs' en 'prijs per deelnemer' ?

Je kan bij een activiteit kiezen om een algemene prijs in te stellen voor de activiteit maar eventueel ook voor een (bijkomende) prijs per deelnemer.

Een voorbeeld?

  • Activiteit: Glamping
  • Algemene prijs tent voor 4 personen: €150
  • Prijs per deelnemer: €25 voor ontbijt

Kunnen er meerdere personen tegelijk ingeschreven worden voor een event?

Ja, je kan per activiteit instellen hoeveel deelnemers er maximum ingeschreven kunnen worden. De hoofdboeker kan dan voor de deelnemers de boeking voltooien.

Kan ik werken met gereserveerde plaatsen?

Ja, je kan per activiteit gereserveerde plaatsen instellen.
Zo kan je dus een aantal plaatsen reserveren zodat deze niet geboekt kunnen worden door andere deelnemers. Dit kan bijvoorbeeld goed zijn voor groepen/bedrijfsactiviteiten,.. 

Kan de boeking nog gewijzigd worden na betaling?

Klanten kunnen hun boeking zelf niet wijzigen aangezien ze geen account hebben. De organisator van het evenement kan de boeking wel nog wijzigen. Klanten dienen dus even contact op te nemen met de organisator van het evenement.

Jouw bookings-tool licentie

Hoe lang zijn de contracten?

Eenvoudig: Wij hebben geen contracten en geen maandelijkse abonnementen. De tool is gratis en je gebruikt het wanneer en voor zo lang je zelf wil.  

Zijn er écht geen vast kosten?

Er zijn absoluut geen vaste kosten. Na registratie kan je gratis en onbeperkt gebruik maken van onze booking-tool. Wij vragen enkel een kleine fee aan jouw klant tijdens het afrekenen. Hierdoor hebben jullie nooit kosten aan Webhero. 

Jouw deelnemer betaalt bij de check-out een verwerkingskost van 2,5%, afgerond per halve euro, met een minimum van €1,50 en een maximum van €20. 

Concreet

  • Als een booking 10 euro kost, betaalt jouw deelnemer 11,5 euro. (minimum fee van 1,5 euro)
  • Als een booking 100 euro kost, betaalt jouw deelnemer 102,5 euro. (2,5% van 100 euro = 2,5 euro)
  • Als een booking 200 euro kost, betaalt jouw deelnemer 205 euro. (2,5% van 200 euro = 5 euro)
  • Als een booking 1000 euro kost, betaalt jouw deelnemer 1020 euro. (maximum fee van 20 euro)

Is er een minimale contract duur?

Nee! Hoewel we graag nog vele jaren met je willen samenwerken, zit je bij Webhero nooit vast aan een langetermijnverplichting. Je kan op elk moment je account stopzetten en afsluiten. 

Kan ik mijn account op elk moment opzeggen?

Uiteraard. We hebben geen langdurig contract en geen abonnementskosten. Je kan dus eenzijdig en op elk moment je account afsluiten. 

Beveiliging & hosting

Moet ik zelf zorgen voor webhosting?

Nee. Webhero biedt gratis, veilige en onbeperkte hosting.
Dankzij de SSL versleuteling is jouw website dus uitstekend beveiligd met een HTTPS en een slot in de adresbalk bij je url wat vertrouwen schept bij je klanten.

Over Webhero

Hebben jullie een kantoor?

Absoluut. Op het adres Grauwmeer 1, 3001 Heverlee vind je het Officenter complex. Webhero heeft er een prachtig kantoor waar we met ons team bouwen aan onze software platformen voor websites, webshops, SEO, e-mail marketing en onze booking-tool.

Neem gerust eens een kijkje op onze website:

FAQ
close

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x